AI仕訳るくん顧問先から「電子帳簿保存法、うちは何をすればいいの？」と聞かれるたびに、調べ直している。
要件を並べた解説はいくらでもあるのに、「この規模の顧問先なら、ここまでで足りる」という線引きがどこにも書いていない。
そう感じている税理士・会計事務所の方は多いと思います。
この記事の答えを先にお伝えします。
電子帳簿保存法で義務なのは、「電子取引データの保存」の1つだけです。
電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意で、やらなくても違反にはなりません。
そして義務の部分も、顧問先の規模によっては「事務処理規程＋ファイル名の付け方」だけで実務が回ります。
3つの区分の整理から、規模別の「ここまでやれば足りる」の線引き、AIとファイル自動リネームで保存運用ごと自動化する方法まで。
顧問先に説明する側の視点で、国税庁の一次資料（一問一答・令和8年7月版）に沿って整理します。
法令の記述にはすべて出典を付けているので、顧問先への説明にそのまま使えます。
「制度の説明より、証憑の保存運用ごと自動化してしまいたい」という方は、この記事を読まなくても大丈夫です。
無料相談で顧問先の証憑の集まり方を伺えば、リネーム・保存・仕訳まで含めた自動化の見立てをお伝えします。
この記事の要点
- ✓ 義務は電子取引データの保存だけ。電子帳簿等保存・スキャナ保存は任意
- ✓ 検索機能の要件は、基準期間の売上高5,000万円以下なら不要（ダウンロードの求めに応じることが前提）
- ✓ 小規模な顧問先の最低ラインは「電子データを消さずに保存＋事務処理規程＋求めに応じた提示」で組める
- ✓ ファイル名を「日付_取引先_金額」にする方法は、国税庁の一問一答（問19・問50）に明記された公式の対応方法
- ✓ 要件違反が直ちに青色申告取消につながるわけではない、というのも国税庁の公式見解。過度に脅さず、正しい優先順位で指導する
【結論】義務は1つだけ — 3区分と「やる・やらない」の優先順位
電子帳簿保存法には3つの区分があります。
顧問先に説明するときは、まず「義務はどれか」から入るのが最短です。
| 区分 | 内容 | 義務／任意 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作った帳簿・書類を電子のまま保存する | 任意 |
| ② スキャナ保存 | 紙で受け取った書類をスキャンして電子で保存する | 任意 |
| ③ 電子取引データ保存 | メール添付のPDF請求書など、電子でやり取りした取引データを電子のまま保存する | 義務 |
①と②は「紙の保存を電子に代えることができる」という選択肢の話です。
やらなければ従来どおり紙で保存すればよく、着手しないこと自体は違反になりません。
義務なのは③だけです。
所得税・法人税の保存義務者が電子取引を行った場合、その取引データは電子のまま保存しなければなりません（電子帳簿保存法7条。国税庁「電子帳簿保存法の概要」）。
「電子でもらったものは、電子のまま取っておく」——義務の中身は、突き詰めればこの一文です。
したがって顧問先への指導の優先順位は、③電子取引データ保存を先に固め、①②は効率化したくなったときに検討する、という順になります。
「全部に対応しなければ」と構えている顧問先には、まずこの優先順位を伝えるだけで負担感が大きく変わります。
対象者と対象書類 — 顧問先がどれに該当するかの見分け方
対象者は、所得税・法人税の保存義務者すべてです。
法人はもちろん、個人事業主も対象で、売上規模による対象外はありません（源泉徴収に係る所得税は除きます）。
「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（一問一答【電子取引関係】問2）。
実務でよくあるのは次のようなケースです。
- メール添付でPDFの請求書・領収書を受け取る
- ECサイト・通販サイトで購入し、領収書を画面からダウンロードする
- クラウドサービスの利用料の請求書がWeb上で発行される
- 銀行やカード会社のWebサイトからダウンロードする利用明細（サイトを通じた取引情報の授受。問2）
- EDI取引、ペーパーレスFAX（複合機のFAX機能でPDF受信するもの）
逆に、紙で受け取った請求書・領収書は電子取引ではありません。
紙は紙のまま保存すれば足ります（スキャナ保存に移行するかは任意）。
顧問先の該当判定は、「請求書や領収書を、紙以外で受け取ることが1件でもあるか」で見ます。
メール添付の請求書が1通でもあれば対象です。
現実には、電子取引がゼロという事業者はほぼ残っていません。
なお、消費税の仕入税額控除の関係では、電子取引の取引情報について引き続き出力書面による保存が認められています（一問一答【電子取引関係】問98解説）。
「法人税・所得税の保存義務としては電子保存が必要」という整理で説明すると、顧問先が混乱しません。
電子取引データ保存の要件 — 真実性と可視性をどう満たすか
義務である電子取引データ保存の要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2本柱です（一問一答【電子取引関係】問18）。
真実性の確保 — 4つのうち、どれか1つでよい
改ざんされていないことを担保するため、次のいずれか1つの措置を取ります。
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- 受け取ったあと速やかにタイムスタンプを付す
- 訂正削除の記録が残る（または訂正削除ができない）システムで授受・保存する
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する
中小の顧問先にとっての現実解は4です。
タイムスタンプの契約もシステム導入も不要で、規程を1枚定めて運用すれば要件を満たせます。
しかも国税庁が規程のひな形（Word）を公式に配布しています（法人の例・個人事業者の例。国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」）。
ひな形を顧問先の実態に合わせて手直しし、社内に周知するところまでが指導のセットです。
可視性の確保 — ディスプレイと検索
– ディスプレイ・プリンタ等で、整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できること（性能や台数の指定はありません。問20）
– 検索機能の確保：次の3つの条件で検索できること（問48）
1. 取引年月日その他の日付・取引金額・取引先を検索条件にできる
2. 日付または金額の範囲指定で検索できる
3. 2つ以上の項目を組み合わせて検索できる
重たく見えるのは検索機能ですが、ここには大きな緩和が2段階あります。
まず、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、2と3は不要になります（問48）。
残るのは「日付・金額・取引先で検索できること」だけで、これは後述のとおりファイル名の付け方で満たせます。
さらに、次章の条件に当てはまる顧問先は検索機能そのものが不要になります。
「ここまでやれば足りる」の線引き — 規模別の最低ライン
上位の解説記事の多くは要件をフルセットで並べるため、読んだ顧問先は「全部やらないとダメだ」と受け取りがちです。
実際には緩和措置が重なっており、最低ラインは規模でまったく違います。
① 基準期間の売上高5,000万円以下 — 検索機能は丸ごと不要
判定期間に係る基準期間（法人は前々事業年度、個人は前々年）の売上高が5,000万円以下の事業者は、検索機能の確保の要件がすべて不要です（問48・問51）。
ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしていることが前提です。
この場合の最低ラインはこうなります。
- 電子取引データを消さずに保存しておく（フォルダに入れておくだけでよい）
- 事務処理規程を定めて運用する（真実性の確保）
- 税務調査でデータの提示・ダウンロードを求められたら応じる
小規模な顧問先の大半は、ここまでで実務が回ります。
② 出力書面を整理して提示できる場合 — 同じく検索機能不要
売上高が5,000万円を超えていても、電子取引データを出力した書面を「取引年月日その他の日付・取引先ごと」に整理して提示・提出できるようにしていれば、検索機能の要件は不要です（問48・問52）。
ただし注意点があり、書面を整理していても、元の電子データ自体の保存は必要です（問98解説）。
「印刷してファイリングしているから電子は消してよい」ではない、という点は顧問先が誤解しやすいところです。
③ 猶予措置 — 環境が整っていない「相当の理由」があれば要件不要
システムやワークフローの整備が間に合わないなど、要件どおり保存する環境が整っていない事情がある場合は、猶予措置により保存時に満たすべき要件が不要になります（問93）。
事前の申請は不要です。
ただし猶予されても、電子データ自体の保存と、求めに応じたデータ・出力書面の提示は必要です。
「出力書面だけ保存しておけばよい」という令和5年末までの宥恕措置は終了しているため、古い知識のまま案内しないよう注意が要ります。
指導に使える整理表
| 顧問先の状況 | 最低ラインの対応 |
|---|---|
| 売上5,000万円以下 | データを消さず保存＋事務処理規程＋求めに応じてダウンロード |
| 売上5,000万円超 | 上記＋ファイル名の規則または索引簿で「日付・金額・取引先」検索に対応 |
| 環境整備が間に合わない | 猶予措置（データ保存＋提示対応は必要）。整い次第、上の運用へ |
なお「要件を満たしていないと直ちに青色申告取消」という説明は正確ではありません。
国税庁は、取消は違反の程度等を総合勘案して判断する、という見解を示しています（問98）。
取引が正しく記帳・申告され、内容が他の資料から確認できる場合には、それだけで直ちに取消や経費否認になるわけではありません。
脅すのではなく、この公式見解ごと伝えるほうが、顧問先は落ち着いて着手できます。
スキャナ保存と電子帳簿等保存 — 任意だが、やるなら要点はここ
義務対応が固まった顧問先が次に検討するのが、任意の2区分です。
スキャナ保存（紙の書類を電子化して原本を廃棄したい場合）
主な要件は次のとおりです（一問一答【スキャナ保存関係】問10）。
- 解像度200dpi以上・256階調（カラー）以上で読み取る
- 入力期間の制限：受領後「速やかに」（おおむね7営業日以内）、または業務サイクル後速やかに（最長2か月＋おおむね7営業日）
- タイムスタンプの付与。ただし訂正削除の記録が残るシステムに期間内に保存したことを確認できれば代替可
- 訂正・削除の事実を確認できること（ヴァージョン管理）
- 重要書類（契約書・領収書等）は帳簿との相互関連性を保持
- 14インチ以上のカラーディスプレイ等での見読可能性、検索機能（日付・金額・取引先）
令和5年度改正で、解像度等の情報の保存や入力者情報の確認要件は廃止され、相互関連性も重要書類に限定されるなど、要件は年々軽くなっています。
詳細な手順は別記事（スキャナ保存の要件を実務フローに落とす・近日公開）で扱います。
電子帳簿等保存（会計ソフトの帳簿を電子のまま保存する場合）
会計ソフトで作成した帳簿は、最低限の要件（システム概要書類の備付け・見読可能装置・ダウンロード対応）で電子保存できます。
さらに訂正削除履歴が残る等の要件を満たす「優良な電子帳簿」として届出をしておくと、過少申告加算税が5%軽減される特例があります（国税庁「電子帳簿保存法の概要」）。
申告品質に自信のある顧問先への付加価値提案として使える制度です。
AI-OCR・自動リネーム運用で要件を満たす — 検索要件×ファイル名の対応
ここからが、上位の解説記事にない実務の核心です。
検索機能の要件は、専用システムを買わなくても、ファイル名の付け方だけで満たせます。
これは解釈テクニックではなく、国税庁の一問一答に明記された公式の対応方法です。
問19は、システムを使わない場合の保存例として次を挙げています。
請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例）2021年（令和3年）1月31日に株式会社霞商店から受領した110,000円の請求書 ⇒「20210131_㈱霞商店_110000」
問50も同じ考え方です。
ダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、ファイル名を「日付」「金額」「取引先」を含む統一した順序で入力しておけば、検索機能の確保の要件を満たすと考えられる、と明言しています。
取引先ごとのフォルダ分け＋ファイル名（日付・金額）の組み合わせや、Excelの索引簿方式でもかまいません（問50。索引簿のExcelサンプルも国税庁が配布しています）。
つまり要件対応の実体は、届いた証憑を「日付_取引先_金額」に改名してフォルダに入れ続ける作業です。
そして、この作業はAIで自動化できます。
当社のAI仕訳るくんでは、読み取った証憑を「日付・金額・取引先・勘定科目・仕訳済みかどうか」が分かるファイル名に自動でリネームし、ドライブに保存する運用にしています。
仕訳のために読み取った情報をそのままファイル名に反映するため、仕訳の自動化と検索要件への対応が同じ1工程で終わる構図です。
会計ソフト側にも仕訳結果として取引の情報が入るため、証憑ファイルと帳簿の両方から取引を探せる状態になります。
ひとつ注意点を添えると、要件充足の最終判断は顧問先ごとの運用全体（規程・保存場所・ダウンロード対応）とあわせて個別に確認するのが前提です。
それでも「証憑の電子化と保存運用を、要件に沿った形で自動で回し続けられる」ことの実務価値は大きいはずです。
この運用を手作業で続けるか自動で回すかで、毎月の作業量は大きく変わります。
AIによる証憑処理の全体像は経理・仕訳のAI自動化 完全ガイドで詳しく書いています。
顧問先への指導チェックリスト — 規模別の説明パターン
顧問先に配る前提で、指導内容をチェックリストにしておきます。
全顧問先に共通
- □ 電子で受け取った請求書・領収書を、削除せずに保存するフォルダを決めたか
- □ 事務処理規程を作成し、担当者に周知したか（国税庁ひな形の手直しでよい）
- □ 税務調査の際にデータを提示・ダウンロードできる状態か
- □ 「印刷したから元データは消してよい」と誤解していないか
売上5,000万円超の顧問先に追加
- □ ファイル名の規則（日付_取引先_金額）または索引簿を運用しているか
- □ 日付は西暦か和暦のどちらかに統一しているか（混在は不可。問50）
紙の証憑が多い顧問先に追加
- □ 紙は紙のまま保存でよいことを伝えたか（スキャナ保存は任意）
- □ 電子化を進めたい場合の撮影・スキャン体制を設計したか
実務の肌感として、証憑はPDFが5〜6割、紙のスキャンが2〜3割、スマホ写真が2〜3割という構成の事務所が多く、「電子と紙が混在する前提」で保存ルールを組む必要があります。
入口を「このフォルダに入れる」の1点に集約し、あとの整理をAIに任せる形にすると、顧問先側の作業は写真を撮って入れるだけになります。
記帳代行でデータを預かる事務所側の注意点
記帳代行で顧問先の証憑データを預かる場合、事務所側にも設計が要ります。
保存義務の主体は顧問先です。
電子取引データは、書面の場合に保存すべき場所（納税地等）で、同じ期間保存する必要があります（一問一答【電子取引関係】問1）。
事務所のドライブにだけデータがあり、顧問先の手元に何も残らない形は避け、共有ドライブ等で顧問先自身がいつでも参照・提示できる状態を保つのが安全です。
紙の電子化は、体制を作れば回ります。
紙で届く証憑は、顧問先での撮影・スキャンを仕組み化すれば電子の流れに乗せられます。
記入枠を整えた伝票を使う、撮影担当を決める、といった小さな運用設計で読み取り精度は大きく変わります。
電子化さえ安定すれば、リネーム・保存・仕訳の後工程はAI側でほぼ自動になります。
保存期間は7年（最長10年）です。
帳簿・書類は原則7年、青色繰越欠損金が生じた事業年度等は10年の保存が必要です。
ドライブの契約が切れるとデータごと消えるため、記帳代行の解約時・会計ソフト移行時に過去データの引き渡しをどうするかまで含めて、契約時に決めておくことをお勧めします。
よくある質問
結局、顧問先にまず何をさせればいいですか？
「電子で受け取った請求書・領収書を消さずに入れるフォルダを1つ決める」ことです。
保存さえされていれば、規程やファイル名の整備は後から追いつけます。
逆にデータを消してしまうと、後から戻せません。
フォルダが決まったら、国税庁ひな形で事務処理規程を作り、規模に応じてファイル名の規則を足していきます。
紙でもらったレシートや請求書はどうすればいいですか？
紙のまま保存すれば大丈夫です。
電子帳簿保存法の義務は「電子で受け取ったもの」だけが対象で、紙をスキャンして保存する制度（スキャナ保存）は任意です。
対応していないと罰則がありますか？青色申告は取り消されますか？
要件どおり保存されていない場合、青色申告の承認の取消「対象となり得る」というのが原則です。
ただし国税庁は、違反があったことをもって直ちに取消が行われるものではなく、程度等を総合勘案して判断すると明示しています（一問一答 問98）。
取引が正しく記帳・申告されていれば、それだけで直ちに取消や経費否認となるものではありません。
放置してよい理由にはなりませんが、過度に恐れる必要もありません。
消費税の仕入税額控除はどうなりますか？
消費税については、電子取引の取引情報を出力した書面による保存が引き続き認められています（問98解説）。
法人税・所得税の保存義務とは扱いが分かれる点に注意してください。
メール本文に金額が書いてある場合も保存が必要ですか？
取引情報（日付・取引先・金額など）がメール本文に記載されていれば、そのメール自体が保存対象になります（電子メールによる取引情報の授受。問2）。
添付ファイルだけでなく本文完結型の請求もあるため、「電子取引=PDFファイル」と限定しないよう案内してください。
会計ソフトやシステムを新しく買わないと対応できませんか？
規模によっては買わずに対応できます。
売上5,000万円以下なら「保存＋規程＋ダウンロード対応」で足ります。
超える場合も、ファイル名の規則や索引簿（Excel）で検索要件を満たせます（問19・問50）。
システム導入は「効率化したいかどうか」で判断すればよく、法対応のためだけに必須ではありません。
まとめ
- 義務は電子取引データの保存だけ。電子帳簿等保存・スキャナ保存は任意。指導は優先順位から
- 要件は真実性（規程1枚でよい。国税庁ひな形あり）と可視性（ディスプレイ＋検索）
- 売上5,000万円以下は検索機能が丸ごと不要。最低ライン=保存＋規程＋ダウンロード対応
- 検索要件は「日付_取引先_金額」のファイル名規則で満たせる（問19・問50に明記）。この運用はAIで自動化でき、仕訳の自動化と同じ工程で終わる
- 「直ちに青色取消」ではないという国税庁見解まで含めて伝え、顧問先を正しい優先順位で動かす
- 記帳代行では、保存義務の主体は顧問先にあることを前提に、参照可能な共有と期間・引き渡しを設計する
顧問先ごとの線引きと、保存運用の自動化まで含めた設計は、証憑の集まり方を見ないと決められません。
無料相談で顧問先の証憑の受け取り方を伺えば、規程・リネーム・仕訳まで含めた運用の見立てをお伝えします。
ご相談・お見積りは無料です。
出典・補足
本記事の法令に関する記述は、以下の国税庁一次資料に基づきます（いずれも参照 2026-09-09）。一問一答は令和8年7月版です。
- 国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
- 国税庁「電子帳簿保存法の概要」 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm
- 一問一答【電子取引関係】（問2・問18〜20・問33・問48〜52・問93〜98ほか） https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm
- 一問一答【スキャナ保存関係】（問10・問11・問22ほか） 同上
- 参考資料（各種規程等のサンプル：事務処理規程ひな形・索引簿の作成例） https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
- 証憑形式の内訳（PDF5〜6割等）・リネーム運用は、月数百〜数千件規模の証憑をAIで処理している当社導入現場の概算・実務例であり、統計値ではない
- 個別の顧問先の要件充足の最終判断は、規程・保存場所・運用全体をあわせて個別にご確認ください
- H2図解8点は GPT Image 2（gpt_image_2）で生成。プロンプト定義は
images-spec.json。実データ・実画面ではない
